Door: Fitt

Zelfstandig recruiter worden, speel jij met die gedachte? Het ondernemerschap lonkt? Weet je al wat daar zoal voor nodig is? Met een laptop en telefoon kom je al een heel eind zou je denken. 

Stoer ook dat je die stap durft te zetten. Maar er komt wel iets meer bij kijken dan die laptop en telefoon. Hoewel het risico ten opzichte van bijvoorbeeld het opzetten van een eigen tandartspraktijk veel kleiner is. Zeker als je je goed voorbereidt en weet welke stappen je moet zetten kan er niet zo heel veel misgaan. In het ergste geval doe je heel veel nieuwe ervaringen op. In dit artikel willen je helpen bij die voorbereiding en geven we aandachtspunten waar je zoal rekening mee moeten houden om zelfstandig recruiter te worden. Maar lees je naast dit blog nog verder in en leg je oor te luister bij voorgangers!

Wat is er nodig om zelfstandig recruiter te kunnen worden?

Om te beginnen zul je formeel je eigen onderneming moeten opzetten. Als priv;e persoon ben je namelijk iemand anders dan als je vanuit een onderneming opereert. Die activiteiten zijn juridisch, fiscaal en administratief uit naam van de onderneming, niet persoonlijk. Als jij zelfstandig recruiter wordt, bén jij weliswaar het bedrijf (bijvoorbeeld bij een eenmanszaak), maar het onderscheid moet wel gemaakt worden om werk en privé zuiver te kunnen scheiden. Er zijn dan ook enkele verplichtingen die je moet regelen. 

Daarnaast is het verstandig om bepaalde andere zaken ook goed te regelen. Weliswaar niet verplicht, maar ze zijn in min of meerdere mate noodzakelijk om zorgeloos te kunnen ondernemen. 

We zullen eerst de noodzakelijke zaken noemen, daarna de vrijblijvende.

Wat je MOET regelen om je bedrijfje te beginnen 

1. Kamer van Koophandel

Om bedrijfsactiviteiten te ondernemen zul je jezelf als onderneming moeten registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit is het leuke deel: ga naar de KvK en registreer jezelf, en je loopt naar buiten als ondernemer, hoe cool is dat! 

De KvK is een overheidsinstantie die in Nederland regelt dat elke onderneming een uniek KvK-nummer in het handelsregister krijgt, dat je ook weer nodig hebt bij de Belastingdienst. De KvK heeft starterspakketten klaarliggen voor startende ondernemer en ze kunnen je informatie en adviezen geven. Begin met het lezen van de KvK-site.

Voor de registratie heb je overigens wel een bedrijfsnaam nodig. Soms kan dat best een worsteling zijn, omdat je een pakkende naam wilt hebben. Zeker omdat de bedrijfsnaam ook van belang is voor veel volgende stappen. Let hierbij goed op of de naam al bestaat, dat kun je bij de KvK checken. Dat is namelijk officieel niet toegestaan, maar het belemmert je ook bij het claimen van je webadres (url, oftewel www.jouwbedrijfsnaam.nl). 

Kies de naam dus zorgvuldig en passend bij wie jij bent, maar doe er ook weer niet te lang over, anders stopt het hele proces al bij deze eerste stap.

Bij de KvK zul je ook moeten aangeven welke rechtsvorm jouw onderneming krijgt. Als zelfstandige ligt de eenmanszaak voor de hand, maar misschien wil je op korte termijn wel met een collega gaan samenwerken, dan kan een Besloten Vennootschap (BV) of Vennootschap onder Firma (VoF) een optie zijn. Elke rechtsvorm heeft zijn eigen kenmerken, regels en verplichtingen, informeer jezelf hierover voor je jezelf gaat inschrijven. 

2. Belastingdienst

Met jouw verkregen KvK-nummer regelt de KvK dat je vervolgens automatisch ingeschreven wordt bij de Belastingdienst. 

Belasting klinkt al een stuk minder leuk, maar ook als je bij een werkgever werkt moet je (inkomsten)belasting betalen. Nu jij je eigen werkgever wordt, zul je dit deel ook moeten regelen. Ook voor als je facturen gaat maken heb je een BTW-nummer nodig. Hoe dat allemaal werkt kan een accountant of boekhouder jou vertellen, zie verderop. Na de inschrijving bij de Belastingdienst ontvang jij een BTW nummer, ook nodig voor je aangiftes.

Wat je KUNT regelen om je bedrijfje te beginnen

Gefeliciteerd, je bent nu ondernemer. Hopelijk heb je in de tussentijd niet stilgezeten, want met alleen inschrijven bij de KvK en Belastingdienst stromen de klanten niet binnen. Er is nog meer nodig wat je kan helpen. 

1. Startkapitaal

Hopelijk heb je wat spaargeld achter de hand. Want je moet je zelf gaan uitbetalen. Zolang je nog geen omzet hebt zul je ergens van moeten leven, er is niemand die jou een salaris overmaakt. En ook al heb je snel je eerste plaatsing, na versturen van de factuur duurt het al gauw 4 weken voor het geld op je rekening staat. En je moet er rekening mee houden dat dit een bruto bedrag is, waar je de BTW nog van moet terugbetalen en de eventuele vennootschaps/inkomstenbelasting. Reken je niet rijk!

Probeer zeker in het begin goed na te denken waar je jouw eerste geld aan uitgeeft. ‘De kosten gaan voor de baat” is een oud maar wijs gezegde. Het zegt dat je eerst moet investeren om later te kunnen oogsten. Maak wel een onderscheid tussen investeren en geld uitgeven. Investeren doe je in bedrijfsmiddelen, middelen die jou ondersteunen bij het uitvoeren van je werk, die het jou mogelijk maken om je werk (beter) uit te kunnen voeren.

Als je begint met het kopen van een gloednieuwe auto, ben je direct veel geld kwijt. De vraag is of die nieuwe auto jou meer business brengt dan een representatief tweedehands exemplaar. Dit als voorbeeld van de keuzes die je telkens kunt maken. Bij succes kun je altijd je uitgaven verhogen, maar als het tegenzit kom je met financiële stress te zitten wanneer je al je geld hebt gestoken in dingen die leuk waren, maar niet strikt noodzakelijk. 

2. Zakelijke bankrekening

Saai, maar wel nodig. Wanneer je je eerste factuur gaat sturen moet je een bankrekeningnummer vermelden. Een zakelijke bankrekening kost ook geld, maar het is raadzaam om dit te scheiden van je persoonlijke bankrekening. Al is het maar om grip te houden op je inkomsten versus uitgaven.

3. Verzekering

Niet verplicht, maar het kan handig zijn. Er zijn grofweg 3 situaties waar je jezelf tegen kunt verzekeren:

• bedrijfsaansprakelijkheid: deze dekt de kosten voor dingen waar je niets aan kunt doen, bijvoorbeeld je stoot een kop koffie om over de laptop van jouw klant
• beroepsaansprakelijkheid: door verkeerd uitoefenen van je beroep stelt jouw klant je aansprakelijk. Bijvoorbeeld jij hebt een dure RPO strategie geadviseerd bij een klant, maar dat advies was een heel slecht idee
• arbeidsongeschiktheid: je krijgt een ongeluk, waardoor je je werk niet meer (volledig) kunt uitvoeren

Verzekeren is kostbaar. Dus je moet voor jezelf afwegen welke risico’s je wilt afdekken. Je wilt ondernemer worden, wat an sich al meer risico betekent dan werken voor een werkgever.

4. Website

Nu belanden we bij de leukere zaken. Als jij zelfstandig recruiter wilt worden is het hebben van een website natuurlijk de zichtbare bevestiging dat jouw onderneming bestaat. Het is niet noodzakelijk, je kunt via sociale media zichtbaar worden als bedrijf, maar eigenlijk is een website onmisbaar. Je kunt er iedereen naar verwijzen voor verdere informatie en o.a. ook vacatures plaatsen van jouw opdrachtgevers.

Je kunt heel veel geld besteden aan een website, maar als je het leuk vindt kun je ook zelf aan de slag (bijvoorbeeld met WordPress). En er zijn veel aanbieders die voor een laag instapbedrag jouw eerste site kunnen lanceren. Ook hier geldt weer: tel je knaken en kies iets dat nu bij je omzet past, je kunt dit altijd verbeteren. Vooral op dit gebied leer je wat voor jou belangrijk kan zijn door te doen en erover te lezen. 

Veel ondernemers willen een onderscheidende website, dus wordt er flink uitgepakt met fancy vormgeving. Helaas leidt dit vaak tot onbegrijpelijke websites, die bezoekers dan ook snel wegklikken. Websites moeten vindbaar zijn (Google) en moeten logisch zijn, zodat je als bezoeker snel je weg vindt. 

Als je begint met een heel dure website, dan durf je daar nooit meer afscheid van te nemen, ook al blijkt al snel dat die niet de juiste snaar raakt voor jouw type dienstverlening. Maak een goede afweging tussen kosten en functionaliteit. 

Als je het niet uitbesteed moet je aan de volgende zaken denken:

• url registreren: dit is je webadres in de vorm van www.jouwbedrijfsnaam.nl. Veel domeinnamen zijn al bezet, of gekocht door handelaren. Zeker als je een leuke bedrijfsnaam hebt bedacht kan het teleurstellend zijn als het .nl of .be domein niet beschikbaar meer is. Er zijn gelukkig heel veel domeinextensies, die misschien zelfs voor een nog meer opvallende naam kunnen zorgen als . expert .online .tips. De meeste hostingproviders die domeinnamen verkopen hebben de actuele lijst beschikbaar
• hostingprovider: de provider die jouw website op het internet gaat hosten en die vaak ook domeinnamen registreert
• content management systeem: het systeem waarmee je je website maakt (bijvoorbeeld gratis bij Joomla, WordPress, of betaald via Wix, Phoenix)
• template: een voorgedefinieerde layout of vormgeving van jouw website waarmee jouw website kleur en vorm krijgt. Let erop dat deze geschikt is om om vacaturepagina’s te maken
• certificaat: een technisch bewijs dat jouw website veilig is. Het certificaat regelt het slotje in de adresbalk
• search engine optimalisatie (SEO): dit zorgt ervoor dat je vindbaar bent in Google. Dit is een wereld op zich om te verkennen, zie verderop Marketing. 

5. Huisstijl

Vaak wordt dit samen met de website opgepakt omdat de huisstijl bepalend is voor de (kleuren) van de website. Niets houdt je tegen om je eerste factuur zwart/wit zonder logo te versturen. Maar op een gegeven moment wil je graag herkenbaar worden. Dat doe je met een unieke huisstijl, een logo. En ook al leven we in het digitale tijdperk, op netwerkbijeenkomsten is het uitwisselen van businesscards nog steeds heel vanzelfsprekend. Een mooie gelegenheid om jouw unieke diensten met behulp van een in jouw huisstijl vormgegeven kaartje (+flyers?) te promoten. Kortom, huisstijl betekent onderscheidende zichtbaarheid en kan je helpen om je eerste klanten te bereiken.

Naast het inschakelen van een expert, kun je goedkoop een logo zelf maken, bijvoorbeeld bij Logomaster.

6. Kantoorautomatisering

De laptop en de telefoon! Maar wat ga je op die laptop zetten? Als ondernemer kun je namelijk geen illegale software gebruiken. Dus als jij kantoorsoftware (tekstverwerker, spreadsheet, mailprogramma) wilt gaan gebruiken, zul je dat moeten aanschaffen, De meest bekenden zijn Microsoft 365 en Google Workspace, beiden in de cloud.

7. LinkedIn

Waarschijnlijk zit je al op LinkedIn, want dit is wel het zakelijk netwerk waar je zowel opdrachtgevers als kandidaten vindt. Met name jouw toekomstige kandidaten zijn lang niet altijd actief op zoek naar werk. Maar een groot deel is best wel te porren voor een gesprek bij een nieuwe leuke uitdaging. Daarmee heb je al snel een stuwmeer aan latente sollicitanten beschikbaar. 

Ook jouw toekomstige klanten, of beter prospects, vertoeven hier. Bedenk wie jouw ideale klant is. Bij grotere organisaties is dat wellicht een HRM manager, bij MKB-bedrijven de directeur/eigenaar. 

Maar dan moet je beide groepen wel zien te bereiken. Ga actief aan de slag met bijdragen plaatsen, voeg je toe aan groepen, vertel stories en vergroot je netwerk. Je kunt een abonnement nemen op SalesNavigator om klanten te vinden of LinkedIn recruiter om in contact te komen met kandidaten.

8. Marketing

Marketing is heel breed. Van belang is dat jouw vacatures zichtbaar worden. Om te beginnen op je eigen website. Maar je kunt ze ook op social media publiceren. Om je eigen website in Google beter vindbaar te maken voor nieuwe klanten kun je een SEO-strategie (Search Engine Optimalisatie) gaan volgen. De IMU heeft hier een schatkamer aan interessante blogs en e-books daarover.  

Je kunt ook gaan adverteren. Afhankelijk van jouw branche zijn er wellicht specifieke jobboards. Maar je kunt ook kiezen voor social media. Daar kun je advertenties plaatsen tegen een cost-per-click of cost-per-view. Dat wil zeggen dat je betaalt zodra jouw advertentie is aangeklikt, of getoond bij iemand uit jouw doelgroep.

Een andere traditionele vorm van marketing is netwerken. Veel recruiters gaan naar netwerkbijeenkomsten en open-coffees om daar zowel klanten als kandidaten te treffen. 

Maar denk niet alleen in termen van nieuwe klanten. Als recruiter zul je jezelf ook in het vizier moeten spelen van potentiële kandidaten middels recruitment marketing. Ook al ben je geen ‘corporate brand’, het aantrekken van de juiste (latente) werkzoekenden naar jouw W&S bureau is noodzakelijk voor de omzet. 

9. Accountant of boekhouder

Een goede boekhouder kan geld opleveren als deze de fiscale regels beter kent dan jij. Maar ook hier zijn kosten mee gemoeid. En zolang jouw business bestaat uit enkele facturen en kostenbonnetjes, kun je de boekhouding en aangifte misschien nog even zelf blijven doen?

Je kunt kiezen voor de lokale MKB-boekhouder maar er zijn ook steeds meer online alternatieven.

10. ATS/recruitmentsoftware

Recruitmentsoftware kan jou veel voordelen opleveren, zie artikel: 7 voordelen van recruitmentsoftware.

Maar als je nog weinig wilt uitgeven, probeer het dan eerst zonder. Met een spreadsheet en mailprogramma kun je misschien de eerste tijd volstaan om te zien of jouw bedrijf levensvatbaar is. 

Veel van het dagelijks werk van een recruiter bestaat uit mailen, afspraken maken, bellen en zoeken. Dit kan al snel belemmerend worden wanneer je geen goed overzicht hebt. Omdat je veel kandidaten en contactpersonen gaat benaderen, is het belangrijk om van het begin gestructureerd te werken, anders raak je de draad kwijt en daardoor kun je kansen gaan missen. Juist recruitmentsoftware helpt je daar erg goed bij. 

Wil je al snel die voordelen daarvan gaan inzetten door met een ATS te gaan werken, let dan hierop:

• maandelijkse kosten: hoe hoog zijn de licentiekosten? Aan de hand van dat bedrag  kun jij al snel bepalen of dat het jou waard is voor de geboden gemakken
• opzegbaarheid: als het toch niet bevalt moet je er wel mee kunnen stoppen. Let goed op de contractduur
• lage instap: tegenovergesteld aan de aanschaf van een goedkope printer waarna de inkt heel duur blijkt te zijn, kunnen bij recruitmentsoftware de licentiekosten laag zijn maar kun je geconfronteerd worden met hoge instapkosten. Denk daarbij aan inrichtingskosten, verplichte trainingen en websitekoppeling.
  Dit geldt ook voor vervolgkosten: in hoeverre ben je zelf in staat om de software aan te passen aan jouw wensen? Of heb je telkens te maken met hoge consultancykosten? 
• behoud van gegevens: stel je wilt ermee stoppen, dan wil je wel graag al jouw gegevens behouden. Op zijn minst moet je ze kunnen downloaden of beschikbaar krijgen. Vaak worden hoge bedragen gevraagd als uittredingsdrempel zodat jij langer blijft. Vraag dit vooraf goed na
• Proef: Er is zoveel keuze, vraag een demo aan en zorg dat je het daarna zelf mag proberen. Tijdens een demo loopt alles gesmeerd en heb je snel het idee dat het eenvoudig is. Pas door het zelf te doen ervaar je de gebruiksvriendelijkheid
• websitekoppeling: je hebt net je website gelanceerd, super tevreden. En dan moet je verplicht overstappen op de website van de ATS-leverancier. Weg investering. Kijk of er een koppeling mogelijk is naar jouw website

Met een implementatie door Fitt van ForceFlow ATS scoor je positief op bovengenoemde opsomming. Speciaal voor eenmanszaken is er de Quick Fitt opstart (fixed price).

Sta je al te popelen om zelfstandig recruiter te worden?

Of ben je door deze blog totaal ontmoedigd? Dat was zeker niet de bedoeling. Van alle genoemde zaken zijn er eigenlijk maar twee echt verplicht (KvK en Belastingdienst). De rest is in vele varianten invulbaar door jezelf. Onthoud dat je klein begint en steeds verder uitbouwt. Probeer niet teveel schulden te maken, om stress te voorkomen. Maar zodra het loopt, schroom dan ook niet te investeren in goede bedrijfsmiddelen (laptop, website, ATS, huisstijl, etc). Ze kunnen helpen om jouw business te vergroten. 

Laat je adviseren maar niet ompraten. Maak zelf de juiste keuzes. Want dat is het voordeel van zelfstandig ondernemen: jij en alleen jij bepaalt waar je je tijd en geld in steekt om een succesvol zelfstandig recruiter te worden!

Over Fitt

Fitt levert ForceFlow ATS, dé laagdrempelige recruitmentsoftware voor W&S bureaus.