Door: Eric-Jan van Gorkum

“Een simpel ATS zoek ik, met niet teveel toeters en bellen”, zei laatst een prospect tegen mij. Ik begreep wel wat hij bedoelde, maar ‘simpel’ klinkt een beetje negatief. Zeker voor het geavanceerde recruitmentsysteem wat ik lever. 

Wat bedoelde deze recruiter met een simpel ATS?

Met een simpel ATS omschreef hij eigenlijk een gebruiksvriendelijk ATS, niet te ingewikkeld. En met niet teveel toeters en bellen doelde hij op het aantal functionaliteiten of opties. Teveel daarvan zou afschrikken

Maar ja, wat is gebruiksvriendelijk? Dat wisselt ook weer per persoon, vanwege een verschillende kennisniveau. En wat zijn teveel toeters en bellen? Het grappige was dat hij mij tijdens de demo de oren van mijn hoofd vroeg, zoveel wensen bleek hij te hebben… 

Gebruiksvriendelijk ATS

Laat ik mijn definitie van een “simpel” ATS, in mijn woorden een gebruiksvriendelijk ATS, eens op een rij zetten in een aantal punten:

• Eenvoudig te bedienen: het moet bijna intuïtief zijn om je werk ermee te doen, zodat je niet hoeft te zoeken of na te denken waar je op moet klikken: je meldt je aan en je ziet wat het is en wat er van je verwacht wordt. 
• Uniform: heel belangrijk! Het moet niet uitmaken of je nu kandidaten, vacatures of klanten aanmaakt, filtert, of zoekt. Dat aanmaken, filteren en zoeken moet telkens op dezelfde manier verlopen. Persoonlijk vind ik het heel irritant als buttons met dezelfde functies in elk nieuw scherm op een andere plaats staan, of dat er iets anders gebeurt dan ik had verwacht. 
  Je ziet vaak direct of een bepaalde module of functionaliteit door een ander ontwikkelteam is gebouwd, ze zijn vrolijk los gegaan op hun styling en dingen werken dan anders dan bij andere modules;
• Gebouwd volgens algemene conventies: hoe onderscheidend software ook kan zijn in functionaliteit van andere systemen, vaak zit er wel een herkenbare opbouw achter. Mensen vinden dat ook fijn als ze de opslaan-button direct kunnen vinden op de plek waar ze die verwachten. Vroeger was dat zo met Windows-applicaties en nu verwachten de gebruikers dat de styling van hun smartphones terugkeert in desktop applicaties. 
  Conventioneel betekent ‘bepaald door het vaste gebruik’, in feite wil dat zeggen zoals iedereen het altijd al gebruikt heeft. Denk aan de richtingaanwijzers van een auto: als die op een andere plek zitten dan je gewend bent, irriteert dat niet alleen, je wordt er ook een slechtere bestuurder door omdat je fouten maakt omdat jouw aandacht naar de verkeerde dingen gaat. 
  Een goed voorbeeld in software-land zijn websites: iedereen verwacht een menu bovenin met Home, Product, Diensten, Over ons en Contact. En toch zijn er heel veel websites met onbegrijpelijke menu-titels, bedacht vanuit het gedachtegoed en de producten van de organisatie zelf, niet vanuit de websitebezoeker. Maar hun jargon of productnamen ken jij bij het eerste bezoek nog niet, dus je zoekt je suf.
  Een conventioneel systeem wordt misschien als saai of niet origineel gezien, maar daar moet het niet om gaan. Het draait erom wat je ermee kunt doen; 
• Herkenning leidt tot vertrouwen en vertrouwen leidt tot ontspanning: bovenstaande punten zorgen ervoor dat jij op je gemak bent en datgene kunt doen wat je moet doen. Software is geen doel op zichzelf, maar een hulpmiddel, een tool. Een oven moet ook niet overdadig voorzien zijn van knoppen en opties: jij bent de kok met kennis van koken, die oven moet doen wat jij heel eenvoudig opdraagt. Je kunt de lekkerste gerechten maken met slechts 2 draaiknoppen.
• Zonder training te gebruiken: voor veel software heb je training nodig, dat is natuurlijk ook een verdienmodel van de leverancier: maak het gebruikers vooral niet te makkelijk, dan kunnen trainingen verkocht worden.
  Maar als het eenvoudig, conventioneel én uniform te bedienen is, leer je snel zelf hoe iets in elkaar steekt. Je herkent het resultaat van een bepaalde actie en leert zo meteen hoe een systeem te bedienen, zonder uitvoerige training;
• Snelle ingebruikname: in de wens voor een “simpel ATS” hoor je tussen de woorden ook dat het een systeem moet zijn wat snel operationeel moet zijn. Men wil geen leger consultants over de vloer die maanden bezig zijn. Ook dit heeft te maken met eenvoud, uniformiteit en conventionaliteit: als een systeem zodanig is opgezet dan is het voor de gebruiker goed te begrijpen en is de inrichting ervan vaak ook eenvoudig of deels door gebruikers zelf uit te voeren. Dat vergroot de implementatiesnelheid en het eigenaarschap van de organisatie, twee belangrijke factoren voor succesvolle implementaties; 
• Rustige uitstraling: een kermis van knoppen, kleuren, informatie…. brrr. Als je in een scherm belandt met een schreeuwende hoeveelheid mogelijkheden, kies dan maar eens wat je moet doen. 
• Tenslotte nog even over de toeters en bellen: vaak willen gebruikers juist heel veel opties en mogelijkheden. Maar er zijn ook mensen waarbij dat in eerste instantie afschrikt. Die moeten eerst even ‘wennen’ aan alles, voordat ze een volgende stap willen of kunnen zetten. Als op het eerste oog alle opties en keuzes in hun gezicht spatten werkt dat afschrikwekkend. De software wordt dan al snel te ingewikkeld. 
  Om toch software te maken die veel kan, maar die rustig blijft ogen, is het belangrijk als een leverancier de functies optioneel maakt. Iemand die deze opties (nog) niet gebruikt hoeft deze niet in te schakelen en ziet de mogelijkheden niet in het scherm. Zo kan deze gebruiker gaandeweg de mogelijkheden in zijn tempo uitbreiden. 

Let er voortaan maar eens op bij software: als dit eenvoudig of rustig oogt, maar het wel precies doet wat het moet doen, dan is de kans groot dat er over usability is nagedacht. Dat geldt natuurlijk ook voor fysieke producten zoals een kurkentrekker, een kaasschaaf of een rotonde: de meest vernuftige producten zijn vaak bewonderenswaardig in hun eenvoud. 

Eigenlijk is het een compliment voor de ontwerper of ontwikkelaar als jij een ATS simpel noemt omdat je het voor jou eenvoudig oogt. Want het is juist heel moeilijk om iets simpel te houden.

Over Fitt

Fitt lever ForceFlow ATS, dé laagdrempelige recruitmentsoftware voor W&S bureaus.