De voordelen van recruitmentsoftware zijn dusdanig groot dat je als W&S bureau bijna niet meer zonder kunt. Maar voordat je overweegt om te gaan werken met een ATS is het goed je eerst daarin te verdiepen en te bepalen welke pro’s ook voor jou bureau zouden gelden. Zodat je een goede afweging kunt maken ten opzichte van je bestaande werkwijze. 

Grijp jij wel eens mis?

Zolang je nog geen recruitmentsoftware in huis hebt mis je de voordelen ervan, maar kun je wel je werk doen met de traditionele kantoorsoftware als Outlook of Gmail, windows-mappen, spreadsheet en tekstverwerker. Het grote nadeel daarvan is dat jouw gegevens niet bij elkaar staan en dat het moeilijk zoeken is zodra je inzage in een volledig traject wilt hebben. 

• een kandidaat-CV is opgeslagen in een bepaalde windows-map
• in een spreadsheet houd je bij welke kandidaat bij welke opdrachtgever is voorgesteld
• afspraken en e-mails beheer je in Outlook
• gespreksverslagen zijn in een klantenmap opgeslagen
• etc. 

Hoe meer klanten en kandidaten, hoe moeilijker het zoeken wordt naar gegevens, maar ook hoe lastiger bij te houden wat de status van elk traject is. Misschien is een kandidaat wel op twee vacatures voorgesteld, bij verschillende klanten? Dit wordt nog lastiger als je met meerdere collega’s in hetzelfde bedrijf werkt: iedereen hanteert een eigen werkwijze, vindt dat nog maar eens terug.

7 voordelen van recruitmentsoftware

Een ATS lost het grootste deel van bovenstaande problemen op. In de volgende paragrafen zoomen we in op de 7 grootste voordelen van recruitmentsoftware:

1. Je krijgt beter overzicht

Omdat je alle gegevens opslaat in één systeem zijn de meeste gegevens automatisch met elkaar gerelateerd. Bijvoorbeeld: alle contactpersonen van een klant zijn zichtbaar bij die klant, maar ook is duidelijk welke contactpersoon bij welke vacature hoort. 

Doordat deze gegevens allemaal gekoppeld zijn, kun je eenvoudig doorklikken naar de onderliggende of gerelateerde gegevens. Een vacature bevat kandidaten maar die kandidaten zijn ook weer gekoppeld aan andere vacatures met daaraan andere contactpersonen en klanten, waaraan weer diverse notities en afspraken zijn gekoppeld.

Een recruitmentsysteem is onderverdeeld in functies of modules en daar kun je de individuele gegevens terugvinden. Vaak bevat zo’n systeem ook een dashboard met kengetallen of KPI’s (Key Performance Indicatoren). Hier wordt in diagrammen informatie getoond over het aantal kandidaten of vacatures, het aantal plaatsingen per periode, de doorlooptijd, etc. 

Een recruitmentsysteem biedt al die informatie op één plaats, zonder dat je verschillende tools hoeft te openen. Alles staat bij elkaar, en dat geeft overzicht.

2. Het werk wordt leuker

In recruitmentsoftware kun je werkelijk alles registreren wat je wilt vastleggen over jouw klanten of kandidaten. Vaak wordt dit ook nog eens ondersteund met veel slimme functies zoals Zoeken (full text search), Filteren (op een groot aantal categorieën), CV Extractie (automatisch inlezen van CV’s), Mail merge (e-mail sjablonen die automatisch met de juiste gegevens worden gevuld), Matching (automatisch koppelen van kandidaten aan passende vacatures), etc.

Kortom, deze software is gemaakt voor het gemak. Het uitgangspunt is dat de recruiter bezig moet zijn met beoordelen van kandidaten en binnenhalen van nieuwe opdrachten. En niet met eindeloos registreren en zoeken. 

3. Je kunt sneller reageren

Nog één van de voordelen van recruitmentsoftware: doordat het systeem allerlei vernuftige functies bevat is de registratiesnelheid hoog. In een paar klikken kun je een kandidaat hebben vastgelegd en gekoppeld aan een vacature. Waarna je het verdere proces eenvoudig opvolgt met slimme e-mails. 

Maar ook het vinden van de juiste kandidaten kan razendsnel plaatsvinden. Door vele zoek- en filtermogelijkheden blijft geen kandidaat meer onopgemerkt. Zo kun je altijd snel reageren op verzoeken van jouw opdrachtgevers en hoef je nooit meer een kans te missen.

4. De correspondentie wordt uniform

Als bureau wil je graag een bepaalde uniformiteit uitstralen. Dat doe je deels met de huisstijl van jouw correspondentie (logo en lettertype). Maar dat kun je ook doen door kandidaten altijd op eenzelfde manier voor te stellen (huisstijl CV en begeleidend schrijven). 

Ook al ben je zelf strikt in het hanteren van schrijfwijzen, categorieën en correspondentie, een collega doet dat wellicht heel anders of hanteert zijn eigen strike communicatieregels. Met als resultaat dat je als bureau altijd anders maar vooral niet uniform opereert richting jouw klanten.

Met recruitmentsoftware is het heel eenvoudig om met behulp van e-mail sjablonen en documentsjablonen alle medewerkers op eenzelfde manier te laten werken en corresponderen.

5. Sneller, beter, uniform: kortom, een hogere kwaliteit

Wat is belangrijk voor jouw klant? De kwaliteit zou je zeggen. Maar die kent meerdere aspecten. Als jij in staat bent de juiste kandidaten te leveren, doordat je heel goed in jouw data kunt zoeken en je kunt dat ook erg snel doen, dan biedt dat voordelen ten opzichte van jouw concurrent. Als je vervolgens correct en uniform communiceert kom je betrouwbaar over. 

6. Je kunt overal werken, hoe flexibel is dat!

Recruitmentsoftware wordt tegenwoordig nog alleen maar als cloudsoftware geleverd. Dit brengt grote voordelen met zich mee:

• Je wordt de ultieme mobiele recruiter: je hebt overal je kantoor in je binnenzak:
  • eenmaal onderweg hoef je niet meer naar kantoor te bellen om adresgegevens op te zoeken of CV’s door te laten sturen
  • heb jij wel eens intake gesprekken in café’s of hotellobby’s? Als je daar alle gegevens bij de hand hebt is dat niet alleen makkelijk voor het gesprek, je kunt er ook tijdens je verloren uurtjes doorwerken;
  • je neemt je gegevens met je mee naar het klantgesprek: bij tussentijdse evaluaties met de klant heb je alle actuele informatie over die klant paraat in een app en kun je meteen doorpakken bij bepaalde verzoeken
• Geen gedoe meer met techniek:
  • je hoeft geen backups meer te maken van jouw windows-mappen
  • werkte je nog met een server? Weg ermee!
  • updates? Log in en je werkt met de nieuwste versie
  • jouw internetverbinding bepaalt de snelheid, niet meer die database die jij lokaal hebt draaien

Door niet meer plaats- of tijdgebonden te zijn word je enorm flexibel. Je kent geen verloren uurtjes meer: tussen de afspraak met een klant en een nieuwe kandidaat werk je gewoon op een plek naar keuze verder. Die flexibiliteit komt niet alleen je klandizie ten goede, je houdt meer tijd over. 

7. Jouw klant ziet jou als professional

Alle voorgaande voordelen van recruitmentsoftware maken jou tot die professionele partner voor jouw klanten:

• je kunt snel reageren met de juiste kandidaten

• bij vragen heb je altijd alle relevante informatie direct paraat 
• jouw correspondentie is uniform en correct
• je gaat goed voorbereid op gesprek

Kortom, klanten kunnen op jouw bouwen en vertrouwen: genoeg redenen om die kwalitatieve dienstverlening te bestendigen in lange termijn relatie. 

ForceFlow

Zou je zelf graag meer willen weten hoe deze voordelen van recruitmentsoftware eenvoudig te behalen zijn met behulp van een ATS, kijk dan eens bij de producteigenschappen van ForceFlow.

Fitt helpt je met een snelle livegang.