Een huisstijl CV, wat is dat, waarom en in welke situaties maken recruiters er überhaupt gebruik van? En als je dat als recruiter wilt gebruiken, waar moet je dan op letten en hoe kan het eenvoudiger?

Wat is een huisstijl CV?

Een huisstijl CV wordt gebruikt door recruitmentbureaus bij een kandidaatvoorstel aan een opdrachtgever. Het is eigenlijk niets anders dan een aangepaste layout van het door de kandidaat verstrekte CV. Aangepast aan de huisstijl van het bureau, dat wil zeggen opgemaakt in het lettertype en voorzien van een logo.

Veel bureaus kiezen er echter bewust voor om het CV, zoals zij dat van de kandidaat ontvangen, wel één op één door te sturen naar de opdrachtgever. Immers, het zegt iets over de kandidaat. Daar is zeker wat voor te zeggen: als de kandidaat een rommelig of slordig CV heeft gemaakt, dan kan dat betekenen dat deze kandidaat minder belang hecht aan uitstraling of een verzorgde indruk. Misschien minder geschikt voor een marketing of PR functie?

Waarom gebruiken bureaus een huisstijl CV?

Ander recruiters kiezen er dus juist voor om niet het originele CV te verstrekken maar het CV op te maken in de huisstijl van hun bureau. 

• Branding

Met een eigen CV kun je als recruiters de ‘branding’ van jouw bureau een zetje geven. Want dit levert direct een stukje herkenbaarheid op. Herkenning leidt tot vertrouwen, vertrouwen leidt tot ontspanning. Voor een opdrachtgever die tevreden was over jouw eerdere bemiddelingen zal een CV van met jouw bedrijfslogo eerder opvallen tussen die van concurrenten. Dat kan ertoe leiden dat een opdrachtgever eerst dat CV van jouw bureau uit de stapel neemt en de rest even opzij legt. Een verhoogde kans zou je zeggen.

• Kandidaat helpen

Een andere reden voor het maken van een huisstijl kan zijn dat juist het onvermogen van die kandidaat om een mooi CV te maken daarmee wordt verhuld. Houd je jouw opdrachtgever daarmee voor de gek? Niet per se, je geeft alleen wat minder aandacht aan de zwakkere kanten van de kandidaat, eigenschappen die voor de betreffende functie misschien minder belangrijk zijn

• Leesbaarheid

Een derde mogelijke reden is de leesbaarheid. Stel, bij een vacature lever je CV’s voor drie kandidaten. Dan kan het voor de vergelijking van die kandidaten voor de klant heel prettig zijn als elk CV eenzelfde opbouw heeft. De personalia, werkervaringen en opleidingen op dezelfde plaats, voorafgegaan door een samenvattende profielschets en eindigend met de hobbies. Dat scheelt de hiring manager een hoop geblader.  
Als jij de huisleverancier bent en zelfs meerdere vacatures bemiddelt wordt dit voordeel nog groter.

• Anoniem CV

Een laatste reden kan zijn dat jouw bureau de kandidaat geanonimiseerd wil voorstellen om te voorkomen dat de klant buiten jou om zelf de kandidaat gaat benaderen om op jouw bemiddelingskosten te besparen. Door een huisstijl CV te maken kunnen herleidbare gegevens eenvoudiger worden weggelaten (naam, adres). Bedenk wel dat op basis van de overgebleven gegevens vaak alsnog de kandidaat redelijk eenvoudig kan worden teruggevonden in Google of LinkedIn. 

Hoe maak je een huisstijl CV?

Als het voor jou belangrijk is een huisstijl CV te maken, hoe doe je dat dan het eenvoudigst? Er zijn drie manieren. 

1.De eerste manier zie je nog steeds, maar is niet te adviseren. Je vraagt in dat geval de kandidaat (op jouw website) in een formulier al zijn/haar personalia, werkervaringen, opleidingen etc één voor één in te vullen. Op die manier krijg je elke kandidaat in een mooi gestructureerde en uniforme manier aangeleverd. Dat standaardformaat is dan relatief eenvoudig om te zetten naar een huisstijl CV. 

Het grote nadeel van deze werkwijze is het afschrikken van kandidaten. Verplaats je eens in de kandidaat die kan kiezen tussen twee recruiters. Die zal eerder kiezen voor het bureau waarbij het volstaat om het meest recente CV te mailen, te uploaden of via LinkedIn te solliciteren. Dit is dan ook niet meer van deze tijd, daarmee plaats je uit de markt.

2.De tweede manier is om de inhoud van  elk CV van een kandidaat te kopiëren en te plakken in jouw voorgedefinieerde template. Daarbij kun je bij opslaan elk CV meteen een uniforme documentnaam geven, want ook dat doet iedere kandidaat anders, bijvoorbeeld: 

“CV_Harry_Bouwmeester.docx”
“resume John Jones.pdf”
“17-11-2020 Bert van Wezel CV.doc”

Je zult bij het overzetten merken dat de rubrieken niet in elk CV in dezelfde volgorde staan (Werkervaring, Opleiding), dat iedereen de tijdsintervallen anders omschrijft etc. Daarmee kom je al bij het nadeel van deze werkwijze: dit is heel arbeidsintensief voor jou als bureau.

3.De derde manier is dan ook de eenvoudigste en meest foutloze omdat er geen handmatig werk aan te pas komt. En dat gaat met behulp van het ATS, als je daar tenminste over beschikt.

Een huisstijl CV laten maken door het ATS

De snelste manier om een huisstijl CV aan te maken is via het ATS. Een beetje recruitmentsoftware heeft de optie om van kandidaatgegevens in een handomdraai een huisstijl CV te genereren. Hoe gaat dit in zijn werk? 

Een ATS werkt met velden. Elke waarde die je bij een kandidaat vastlegt leg je in een veld vast, bijvoorbeeld, ‘adres’, ‘geboortedatum’, maar ook ‘opleiding’ en de ‘periode van’ en ‘periode tot’. Dat zijn gestructureerde gegevens, terwijl een CV van een kandidaat ongestructureerde gegevens bevat. Een kandidaat hanteert weliswaar een structuur voor zijn CV, maar de gegevens zelf zijn gewoon achter elkaar ingetypt (ongestructureerd), zonder in velden vast te leggen (gestructureerd). 

Bij een geautomatiseerd huisstijl CV, heeft een ATS velden nodig, het moet namelijk weten welk veld (bv. Naam) met bijbehorende veldwaarde (bv. Jan Jansen) op welke plaats in het huisstijl CV gepositioneerd moet worden. Om dat te kunnen bewerkstelligen zul je een kandidaat in een ATS dan ook met behulp van velden moeten vastleggen:

Het ATS zal waarschijnlijk beschikken over een (aanpasbaar) standaardsjabloon voor huisstijl CV, waarin is gedefinieerd welk veld op welke plaats in het huisstijl CV moet verschijnen:

Al je een geautomatiseerd anoniem CV wilt versturen leg je dat als volgt vast*:

*Je ziet hier dat alleen de voornaam (firstName) getoond wordt en dat de contactgegevens weggelaten zijn (telefoonnummer, e-mail). Voor de volledigheid moet je daarbij misschien zelfs de namen van de werkgevers in de werkervaringen weglaten om te zorgen dat de kandidaat niet herleidbaar is. 

Op het moment dat je een CV wilt versturen kijkt het ATS naar de actuele veldwaarden en vult die in het sjabloon in en maakt op die manier à la minute een huisstijl CV. Je zult begrijpen dat de layout iets is dat je daarbij zelf kunt vormgeven, maar dat kan er als volgt uitzien:

Het nadeel van dit geautomatiseerde huisstijl CV is dat je enerzijds een kandidaat gestructureerd (in velden) moet registreren. Maar daar is binnen een ATS dan weer CV extractie beschikbaar, een tool die een CV inleest en alle gegevens daarvan automatisch voor jou in de betreffende velden zet. 

Een ander nadeel is dat je een sjabloon moet aanmaken, zoals hierboven beschreven. Dat lijkt lastig, maar dit hoef je maar één keer te doen voor alle CV’s die je ooit verstuurt. Als je dat in gedachte houdt, dan valt de hoeveelheid werk hiervan ten opzichte van de handmatige aanpassingen volledig in het niet.

Extra mogelijkheden bij een huisstijl CV

Profielschets toevoegen

Een ATS kan daarbij ook de optie bieden om bijvoorbeeld een veld als ‘profielschets’ toe te voegen. In zo’n veld kun jij als recruiter in eigen woorden de kandidaat beschrijven en die informatie automatisch aan het huisstijl CV toevoegt, bijvoorbeeld: 

“Profielschets van deze kandidaat door ons bureau: “De kandidaat is een bevlogen harde werker….etc”

Voorblad meesturen

Een andere optie kan zijn dat een voorblad automatisch meegestuurd wordt. Zo’n voorblad is in dat geval een uitgebreide profielschets van de kandidaat eventueel aangevuld met gegevens over jouw bureau dat je in je systeem opslaat bij de kandidaat en meestuurt met het CV.

Automatische bestandsnaam genereren

Nog een extra optie kan worden aangeboden door de bestandsnaam van het CV door het ATS te laten genereren volgens een bepaalde formule. Niet alleen is in dat geval de naamgeving voor alle CV’s altijd uniform, maar daarmee bewerkstellig je ook dat de opdrachtgever in één oogopslag in de e-mail ziet wat de inhoud van de documentbijlage is. Bijvoorbeeld “CV Bas (J.P.G.) Andriessen.pdf”

Huisstijl CV in een andere taal

En als klap op de vuurpijl zou je ATS ook nog de mogelijkheid kunnen bieden om het huisstijl CV in meerdere talen aan te bieden. Als je internationaal werkt kan dat heel handig zijn. Maar dit ligt iets gecompliceerder dan alleen de veldnamen in het sjabloon vertalen. In dat geval zul je namelijk óók de kandidaatgegevens (de veldwaarden) in een andere taal moeten invullen. Anders ontstaat er op het huisstijl CV een taalmix, bijvoorbeeld: 

De oplossing van Fitt

Overweeg je de aanschaf van een ATS en vind je het aanmaken van een huisstijl CV belangrijk? ForceFlow kan in 1 klik van een Word- of Pdf-CV een huisstijl CV maken. Fitt helpt je op weg met een snelle livegang.